easyManager

Controla la información documentada del sistema de gestión de calidad conforme a ISO 9001 (7.5). Los documentos se crean dentro de un mapa de procesos jerárquico, pasan por revisión y aprobación, reciben automáticamente su encabezado y se publican siempre en su versión vigente. Los registros se conservan con su origen y su tiempo de retención, hasta su archivo o destrucción controlada.

Procesos

• Jerarquía de procesos en árbol, con tipo heredado de la raíz.
• Caracterización de procesos y mapa de procesos con sus documentos.
• La hoja de cada proceso muestra sus riesgos, oportunidades, indicadores y objetivos.

Documentos

• Tipos de documento configurables (formato, registro, externo, mapa de procesos) con codificación automática.
• Creación con archivo (PDF, Word o Excel) y versiones menores o mayores con control de cambios.
• Revisión y aprobación por tipo de documento, en dos etapas con una o más personas, cada decisión como tarea.
• Encabezado automático con logo, nombre, versión, fecha y código al publicar.
• Información documentada: consulta de documentos vigentes, versiones anteriores, quién revisó y aprobó, y relaciones entre documentos.
• Documentos obsoletos con motivo y documento que los reemplaza.
• Solicitudes de documentos.

Registros y disposición

• Registros a partir de un formato o simples, en el Listado de Registros, con anulación justificada.
• Registros generados automáticamente por otros módulos: actas, mantenimientos, matriz de riesgos, revisión por la dirección, auditorías internas y actas de asamblea.
• Retención y disposición final por tipo de documento: archivo histórico o destrucción, con aprobación, excepciones y retenciones legales.

Es el motor que asigna y sigue el trabajo en toda la plataforma. Cada compromiso, aprobación, PQR, daño, mantenimiento, hallazgo o medición genera una tarea con responsable y plazo, y al cerrarla se actualiza el elemento que la originó. La organización también define sus propios flujos de trabajo.

• Tipos de tarea y flujos configurables con pasos.
• Mis tareas con avance porcentual, comentarios y adjuntos.
• Vista del administrador de todas las tareas.
• Tareas automáticas de los demás módulos, con su enlace al origen.

Soporta el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo exigido por el Decreto 1072 y la Resolución 0312. Integra la matriz de peligros, la accidentalidad, las inspecciones, los contratistas y los permisos de trabajo en alto riesgo, y calcula la autoevaluación de estándares mínimos con su plan de mejora.

• Matriz de peligros (GTC 45) con historial de valoraciones, lugares y actividades, medidas de intervención como tareas, reevaluación por eventos y escalamiento a riesgos corporativos.
• Accidentes, incidentes y enfermedades laborales, con la empresa empleadora del lesionado.
• Inspecciones con listas de chequeo por tipo, fotos, acciones correctivas y diligenciamiento en campo con QR, incluso sin señal.
• Contratistas: documentos, personal, certificados y verificación mensual de seguridad social; portal propio para el contratista y revisión de sus envíos como tareas.
• Permisos de trabajo en alto riesgo (alturas, espacios confinados, trabajo en caliente, eléctrico) con requisitos, lista de chequeo y aprobación por una segunda persona.
• Estándares mínimos (Res. 0312) con cálculo automático de la tabla aplicable, puntaje, valoración, evidencias y plan de mejora.
• Condiciones inseguras reportadas desde la propiedad y mantenimiento periódico de equipos como evidencia.

Conecta la estrategia con la operación según ISO 9001 (6.2 y 9.1). Los indicadores de gestión se miden por período con su meta y semáforo, y se agrupan en un plan estratégico de perspectivas y objetivos cuyo cumplimiento se calcula de forma ponderada. Toda la organización ve el mapa estratégico.

• Indicadores de gestión por proceso, con fórmula, unidad, frecuencia, metas por año y análisis obligatorio en amarillo o rojo.
• Mediciones como tareas para el responsable al vencer cada período.
• Plan estratégico (BSC): perspectivas, objetivos estratégicos y tácticos, con pesos y cumplimiento ponderado.
• Mapa estratégico para todos los usuarios.
• Mediciones en rojo: aviso al dueño del proceso y apertura de hallazgos de mejora.

Solución integral para administrar conjuntos residenciales sometidos a la Ley 675 de 2001. Funciona en computador y en celular como aplicación instalable, y cada persona ve solo lo que le corresponde según su rol: administración, consejo, portería, propietarios, arrendatarios y residentes.

Gestión Administrativa de la Copropiedad

Reúne en un solo lugar la información que sostiene la administración del conjunto: su estructura física, quiénes son los propietarios y arrendatarios de cada unidad y quiénes viven en ella. El censo se mantiene al día con la participación de los propios residentes y puede cargarse desde el formulario en papel, sin digitación manual. Además, deja trazabilidad de sanciones, documentos de la unidad y autorizaciones de tratamiento de datos, como exige la ley.

• Estructura del conjunto: etapas o torres y unidades privadas (apartamentos, casas, parqueaderos y depósitos), cada una con su coeficiente de copropiedad.
• Propietarios y arrendatarios: registro con historial, copropiedad y vigencia de los contratos de arriendo.
• Censo de residentes: integrantes del hogar con fecha de nacimiento; contactos de emergencia; vehículos y mascotas, con sus documentos; visitantes autorizados (permanentes o temporales) y personal doméstico o de servicio.
• Carga del censo desde el formulario en papel: lectura automática del PDF, incluso escaneado, con revisión antes de guardar.
• Expediente de la unidad: documentos anexos, sanciones y llamados de atención con soporte.
• Tratamiento de datos personales (Ley 1581): autorización del propietario o arrendatario desde la aplicación, o registro del formato firmado en papel; historial y revocatorias; reporte de unidades con autorización pendiente.

Gestión Operativa de Portería y Seguridad

Convierte la portería en un punto de control digital y verificable. El guarda registra visitantes, vehículos, paquetes, contratistas y mudanzas desde un computador o un celular, y cada evento queda automáticamente en una minuta que no se puede alterar. La citofonía llega al celular de los residentes, y los recorridos con código QR permiten demostrar que las rondas de vigilancia y aseo se cumplieron.

• Identificación con código QR ("Mi código"): cada persona con la aplicación, residente o no, muestra su propio código QR, que cambia cada 30 segundos para que una foto o una captura no sirvan y funciona incluso sin señal; la portería lo lee con la cámara o con un lector y ve quién es, sin ver su documento. Sirve para entregar paquetes, registrar el ingreso de residentes y de personal en la Minuta, atender las mudanzas autorizadas y registrar la asistencia a la asamblea. Quien no tiene la aplicación sigue identificándose con su documento.
• Ingreso de visitantes: identificación automática de visitantes preautorizados; búsqueda de visitantes recurrentes por placa; control de quién está dentro del conjunto.
• Timbre de citofonía insistente: cuando portería llama, el teléfono del residente vuelve a sonar y vibrar cada pocos segundos mientras la llamada timbra, con un aviso claro ("Portería te está llamando"), hasta que alguien contesta o rechaza. El residente puede probar su propio timbre desde "Mi unidad" y tiene a mano los pasos para que su teléfono no silencie las llamadas.
• Llamada al celular si no contesta en la app: si nadie contesta la citofonía en la aplicación, el sistema llama por teléfono al celular registrado en el censo, en el mismo orden (propietarios y arrendatario, luego cada integrante adulto del hogar), sin necesidad de internet ni de la app. El portero nunca ve el número. Cada residente puede desactivarla desde "Mi unidad", y la administración ve los minutos usados en el mes, fija un tope y hace una llamada de prueba.
• Pase QR de visitante: el residente autoriza una visita desde su celular y le envía al visitante un pase por WhatsApp, mensaje o correo, con el menú de compartir del teléfono. El visitante lo abre sin instalar nada y sin usuario, y ve un código QR y un código corto válidos solo en el horario autorizado. En portería, el guarda escanea el pase y el registro de ingreso aparece diligenciado; solo verifica el documento físico, que debe coincidir con el del pase. El residente recibe un aviso cuando su visita ingresa, ve si el visitante abrió el pase y puede cancelarlo. La administración ve todos los pases con su historial y define cuánto pueden durar y cuántos ingresos permiten, incluidos los pases de varios días. El pase no lleva datos personales: un pase vencido, usado o cancelado ya no muestra el código y la portería lo rechaza con el motivo.
• Parqueadero de visitantes: ocupación en tiempo real; cobro opcional por minuto, hora o día, con tarifas por tipo de vehículo, impuesto y tiquete impreso; reporte de recaudo por guarda y por fecha.
• Consulta de placas en ronda: verifica si un vehículo estacionado está registrado y permite reportar novedades a la Minuta o alertar a la portería.
• Consulta del censo para la portería: el portero o el guarda de ronda elige un apartamento o una casa y ve, solo para consulta, sus propietarios y arrendatario, residentes, vehículos con su dueño, mascotas, visitantes autorizados, personal doméstico y contactos de emergencia, con los documentos y teléfonos enmascarados (solo los 3 últimos dígitos).
• Correspondencia: recepción de paquetes con foto, aviso inmediato al residente y entrega controlada a personas autorizadas.
• Minuta digital: libro de portería inalterable, con todos los eventos registrados automáticamente; notas y cambios de turno con foto; exportación a PDF.
• Citofonía virtual: la portería llama al celular de los residentes, primero a propietarios y arrendatario y luego a los integrantes del hogar; el residente puede llamar a portería desde su celular; el personal que no vive en el conjunto (administrador, contador, consejo) también llama a portería, identificado por su nombre y cargo, y la portería le devuelve las llamadas perdidas a su celular; historial de llamadas.
• Control de contratistas: verifica en la entrada que la empresa y el trabajador estén habilitados (SG-SST y seguridad social); registra los ingresos y los rechazos; muestra los permisos de trabajo vigentes.
• Mudanzas y trasteos: solicitud del residente, aprobación por la administración y depósito reembolsable; la portería ve las mudanzas autorizadas del día.
• Recorridos con código QR: rondas de vigilancia y aseo programadas; listas de chequeo por punto; funcionan sin conexión; control de cumplimiento con aviso al supervisor.

Gestión de Zonas Comunes

Ordena el uso de salones, BBQ, canchas y demás zonas comunes, evitando cruces de horario y reservas de palabra. Los residentes solicitan desde su celular y la administración aprueba con un clic. Cuando la zona tiene costo, el sistema calcula el valor por hora con su impuesto, exige el pago antes de aprobar y lleva el control del recaudo y de los reembolsos.

• Catálogo de zonas comunes con horario y capacidad.
• Reservas desde el portal del residente, con aprobación de la administración.
• Cobro por uso: precio por hora e impuesto configurable; recibo del pago antes de aprobar; registro de reembolsos; reporte de recaudo.

Gestión del Mantenimiento

Pasa de reaccionar a las fallas a prevenirlas. Cada equipo del conjunto (ascensores, bombas, planta eléctrica, portones) tiene su hoja de vida y su plan periódico, y el sistema genera las tareas antes de cada vencimiento y avisa al contratista. Los daños que encuentre cualquier persona se reportan con foto y ubicación, se asignan con un plazo y se informa a quien los reportó cuando quedan resueltos.

• Plan de mantenimiento preventivo: hoja de vida de cada equipo; actividades periódicas con responsable; tareas automáticas antes de cada vencimiento; aviso al contratista; proyección a 12 meses e indicador de cumplimiento.
• Evidencias: cada mantenimiento ejecutado queda como registro, y puede publicarse a los residentes.
• Reporte de daños: cualquier persona del conjunto reporta con fotos y ubicación GPS, incluso sin señal; se genera una tarea con plazo para el responsable; al cerrarse se avisa a quien reportó.
• Seguridad y salud en el trabajo: los daños pueden marcarse como condición insegura (SG-SST) y asignarse al proveedor responsable.

Atención y Comunicación con el Residente

Acerca la administración a los residentes con un portal propio donde consultan su unidad, sus paquetes, sus visitas y sus reservas. Las peticiones, quejas y reclamos se radican con número y plazo de respuesta, la cartelera reemplaza los avisos en papel con control de lectura, y las encuestas permiten conocer la opinión de cada unidad. Todo llega a tiempo por campana, notificación al celular y correo.

• Portal "Mi unidad" para propietarios, arrendatarios e integrantes del hogar mayores de edad: datos de la unidad y censo; paquetes y visitas; historial de citofonía; reservas.
• Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQR): radicación con soportes y número consecutivo; tarea con plazo para el responsable; respuesta con adjuntos y aviso al residente.
• Cartelera virtual: publicaciones para todo el conjunto o por torre; imágenes y PDF, vigencia y publicaciones destacadas; control de lectura.
• Notificaciones: campana en la aplicación, aviso push al celular y correo electrónico.
• Encuestas a los residentes: una respuesta por unidad; nominales o anónimas; recordatorios y resultados exportables.

Asamblea General de Propietarios

Lleva la asamblea general a un proceso confiable y verificable, presencial, virtual o mixto. El sistema controla quién asiste y en nombre de qué unidad, calcula el quórum por coeficiente en tiempo real y aplica las mayorías de la Ley 675 en cada votación. Al terminar, el acta se genera a partir de lo ocurrido, la firman electrónicamente el presidente y el secretario, y queda disponible para todos los propietarios.

• Modalidades: asamblea presencial, virtual o mixta, con video integrado.
• Convocatoria: padrón de unidades y coeficientes, con alertas; documentos adjuntos; avisos y recordatorio.
• Poderes: otorgados desde la aplicación o registrados en papel, con límite configurable por apoderado.
• Asistencia y quórum: registro en la puerta con pase QR o documento; quórum por coeficiente en tiempo real.
• Votaciones ponderadas según la Ley 675: mayoría simple y calificada (70 %); elecciones de consejo, revisor fiscal y comités; voto nominal o secreto; voto asistido para quien no tiene celular.
• Uso de la palabra: solicitud ordenada con tiempo de intervención controlado por el moderador.
• Grabación de la sesión virtual como soporte.
• Segunda convocatoria automática cuando no hay quórum (art. 41).
• Acta: generada a partir de lo ocurrido en la sesión; firmada electrónicamente por presidente y secretario; publicada a los propietarios; con código de verificación de autenticidad.

Gestión Documental del Conjunto

Garantiza que los residentes consulten siempre la versión vigente del reglamento, el manual de convivencia, los estados financieros y las actas. Los documentos se buscan por su contenido y, con el asistente opcional de inteligencia artificial, el residente puede hacer preguntas en lenguaje natural. Las actas y las evidencias de mantenimiento se conservan como registros controlados, listos para cualquier auditoría.

• Documentos del Conjunto: reglamento, manual de convivencia, estados financieros y actas de asamblea; siempre en su versión vigente; con búsqueda dentro del texto.
• Asistente con inteligencia artificial (módulo adicional): responde preguntas de los residentes sobre los documentos del conjunto, citando la página.
• Registros: actas de asamblea y evidencias de mantenimiento se guardan como registros controlados, con retención documental, integrados al sistema de gestión de calidad.

Gestión Gerencial y de Control

Da al administrador y al consejo una visión clara y actualizada de la operación del conjunto. El panel de control muestra mes a mes la correspondencia, las visitas, las PQR, las reservas y los compromisos pendientes, y los reportes de recaudo facilitan la conciliación. Cada solicitud genera una tarea con responsable y plazo, y el registro de auditoría deja constancia de quién hizo qué y cuándo.

• Panel de control con indicadores mensuales: correspondencia, visitas, vehículos y contratistas; citofonía y PQR; reservas, autorizaciones de datos, cartelera y compromisos de reuniones.
• Reportes de recaudo: parqueadero de visitantes, zonas comunes y depósitos de mudanza.
• Tareas y seguimiento: cada PQR, daño, mantenimiento o aprobación genera una tarea con responsable y plazo.
• Registro de auditoría de las acciones de usuarios sobre datos de residentes.
• Parámetros configurables por conjunto: plazos, responsables, tarifas, reglas de mudanzas, asambleas, entre otros.

Características transversales

• Aplicación web instalable en celular y computador.
• Funciones sin conexión para reportes de daños y recorridos.
• Roles y permisos por pantalla.
• Integración con los módulos de Calidad, SG-SST, Reuniones y Tareas de easyManager.

• Asistente con inteligencia artificial sobre los Documentos del Conjunto (módulo adicional).
• Lectura con inteligencia artificial de formularios de censo escaneados a mano.
• Sesión virtual de la asamblea (video) y su grabación.
• Citofonía virtual (audio de las llamadas).
• Llamada al celular desde la citofonía (minutos de llamada telefónica, opcional).